Timeblocking is een manier van plannen waarbij je vaste tijdblokken in je agenda reserveert voor specifieke taken. Je bepaalt van tevoren wanneer je wat doet, zodat je niet de hele dag switcht tussen verschillende dingen. Veel mensen kennen het gevoel dat ze aan het einde van de dag weinig hebben gedaan, ook al waren ze de hele tijd bezig. Deze aanpak lost dat probleem op door structuur te geven aan je tijd.
Zo werkt het in de praktijk
Bij het indelen van je dag in blokken koppel je elke taak aan een specifiek moment. Zo plan je bijvoorbeeld van 9:00 tot 10:30 je e-mails, van 10:30 tot 12:00 een rapport schrijven, en van 13:00 tot 14:00 vergaderingen. Buiten die blokken doe je die taken niet. Dit klinkt streng, maar het geeft juist rust. Je hoeft niet steeds te beslissen wat je nu gaat doen, want dat staat al vast. Mensen die op deze manier werken, zeggen vaak dat ze meer gedaan krijgen in minder tijd, omdat ze minder afgeleid zijn en beter gefocust zijn op één taak tegelijk.
De voordelen van werken met tijdblokken
Onderzoek laat zien dat het steeds wisselen tussen taken, ook wel multitasking genoemd, je productiviteit flink omlaag haalt. Je brein heeft tijd nodig om te schakelen, en dat kost energie. Door je dag in duidelijke blokken op te delen, werk je dieper en gerichter. Een ander voordeel is dat je beter ziet hoeveel tijd iets echt kost. Veel mensen onderschatten dat. Door een blok in te plannen, word je gedwongen om realistisch na te denken over je agenda. Daardoor maak je betere keuzes over wat je wel en niet doet op een dag.
Veelgemaakte fouten bij het plannen in blokken
Een fout die mensen vaak maken, is dat ze te veel in één dag proppen. Ze vullen elk uur in en laten geen ruimte voor onverwachte dingen. Dat werkt averechts, want zodra er iets uitloopt, raakt de rest van de dag in de war. Een goede vuistregel is om maximaal 60 tot 70 procent van je dag in te plannen. De rest houd je vrij voor onverwachte vragen, kleine klusjes of gewoon even bijkomen. Een andere valkuil is dat mensen hun blokken te klein maken. Een blok van een kwartier is vaak te kort om echt in een taak te komen. Geef jezelf minimaal 30 minuten, maar voor complexe taken liever 90 minuten of meer.
Beginnen met tijdblokken: een eerste stap
Je hoeft niet meteen je hele week vol te plannen. Begin met één dag. Schrijf ’s ochtends op wat je die dag wilt doen en schat in hoeveel tijd elke taak vraagt. Plan daarna je dag in blokken, inclusief pauzes. Gebruik hiervoor een digitale agenda of gewoon een notitieboekje. Na een week merk je al snel wat goed werkt en wat je wilt aanpassen. Het is een methode die je kunt afstemmen op je eigen werkstijl, of je nu thuis werkt of op kantoor, of je een drukke agenda hebt of juist weinig externe afspraken. De methode werkt voor bijna iedereen, zolang je er consequent mee bezig blijft.
Veelgestelde vragen
Werkt timeblocking ook als je veel onverwachte afspraken hebt?
Timeblocking werkt ook als je veel onverwachte afspraken hebt, maar je moet dan wel ruimte reserveren voor die momenten. Plan een of twee buffertijden per dag in. Zo heb je altijd een blok beschikbaar als er iets tussendoor komt. Je hoeft niet elk uur van de dag vast te leggen.
Hoe lang duurt het voordat je merkt dat het werkt?
De meeste mensen merken al na een paar dagen dat ze rustiger werken en meer overzicht hebben. Een volledige gewoonte opbouwen duurt gemiddeld een paar weken. Geef jezelf de tijd om te experimenteren met de lengte en volgorde van je blokken.
Wat is het verschil tussen een takenlijst en tijdblokken?
Een takenlijst vertelt je wat je moet doen, maar niet wanneer. Tijdblokken koppelen een taak aan een concreet moment op de dag. Daardoor is de kans veel groter dat je de taak ook echt uitvoert, in plaats van dat hij steeds onderaan je lijst blijft staan.
Kan ik tijdblokken combineren met bestaande planningssystemen?
Tijdblokken combineren met andere systemen is goed mogelijk. Veel mensen gebruiken het naast een takenlijst of projectplanning. Je kiest dan de belangrijkste taken uit je lijst en plant die in als blok in je agenda. De twee methoden vullen elkaar goed aan.