Voordat een bedrijf begint aan een nieuw idee of project, wil het eerst weten of het wel slim is. Is het idee haalbaar? Levert het genoeg op? Wat kost het? Een business case helpt om die vragen te beantwoorden. Het is een plan waarin staat waarom een idee een goed idee is. Zo kun je beter beslissen of je ermee doorgaat of niet.
Wat staat er in een business case
Een business case geeft antwoord op een paar belangrijke vragen:
- Wat is het idee of probleem?
- Waarom wil je dit aanpakken?
- Wat levert het op?
- Wat zijn de risico’s?
- Wat kost het?
- Hoe ga je het aanpakken?
Door deze vragen goed te beantwoorden, weet je of het slim is om te investeren in het idee. Je kunt het ook aan anderen laten zien. Denk aan een leidinggevende, een klant of een investeerder.
Waarom is een business case handig
Een business case helpt bij het maken van keuzes. Als je een idee hebt, lijkt het misschien meteen goed. Maar als je het op papier zet, zie je vaak pas of alles klopt. Je denkt beter na over de kosten, het doel en de uitvoering. Daardoor voorkom je fouten en onverwachte problemen. Een business case is ook handig als je geld of toestemming nodig hebt. Je laat ermee zien dat je het idee goed hebt doordacht. Dat maakt het makkelijker om anderen te overtuigen.
Voor wie is een business case bedoeld
Een business case kan worden geschreven door verschillende mensen. Bijvoorbeeld:
- Een medewerker die een nieuw systeem wil invoeren
- Een ondernemer met een nieuw productidee
- Een manager die een team wil uitbreiden
- Een student die een plan presenteert voor school
- Een projectleider die geld vraagt voor een nieuw project
De lezer van de business case is vaak iemand die moet beslissen. Dat kan een baas zijn, een opdrachtgever of een investeerder. Daarom is het belangrijk dat het duidelijk, eerlijk en compleet is.
Welke onderdelen zitten in een business case
Een goede business case bestaat uit een paar vaste onderdelen. Hieronder lees je welke dat zijn en wat je erin zet.
1. Probleem of kans
Je beschrijft wat er aan de hand is. Wat is het probleem dat je wilt oplossen? Of welke kans zie je? Leg dit uit in eenvoudige taal. Zorg dat het duidelijk is waarom dit idee nodig is.
2. Doel van het plan
Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld: minder kosten, meer klanten of snellere service. Het doel moet passen bij het probleem of de kans die je eerder hebt genoemd.
3. Oplossing of aanpak
Hier leg je uit wat je gaat doen. Bijvoorbeeld: je wilt een nieuwe website bouwen, je gaat samenwerken met een ander bedrijf of je introduceert een nieuw product. Schrijf wat je precies gaat doen en hoe je dat wilt aanpakken.
4. Kosten en baten
Wat kost het plan? Denk aan geld, tijd, personeel en andere middelen. Zet ook op een rij wat het kan opleveren. Denk aan winst, besparing of meer klanten. Zo kun je inschatten of het plan rendabel is.
5. Risico’s en nadelen
Bij elk plan kunnen dingen misgaan. Het is goed om die vooraf te benoemen. Bijvoorbeeld: het project duurt langer, de kosten vallen hoger uit of klanten reageren anders dan verwacht. Schrijf ook wat je gaat doen als dat gebeurt.
6. Alternatieven
Soms zijn er meerdere manieren om een probleem op te lossen. Laat zien dat je hierover hebt nagedacht. Beschrijf kort welke andere opties er zijn en waarom je voor deze hebt gekozen.
7. Samenvatting en advies
Aan het eind geef je een korte samenvatting van je plan. Je schrijft ook wat je wilt van de lezer. Bijvoorbeeld: je vraagt om geld, goedkeuring of hulp. Houd dit kort en duidelijk.
Hoe maak je een goede business case
Een business case hoeft niet moeilijk te zijn. Als je de juiste stappen volgt, kom je een heel eind. Hier een paar tips:
- Gebruik eenvoudige woorden
- Wees eerlijk over risico’s en kosten
- Onderbouw je cijfers met bronnen of voorbeelden
- Maak gebruik van tabellen of grafieken als dat helpt
- Laat het lezen door iemand anders voor extra controle
Je hoeft geen lange teksten te schrijven. Het gaat om de inhoud. Zorg dat je de belangrijkste informatie goed overbrengt.
Voorbeelden van situaties waarin je een business case gebruikt
- Je werkt bij een gemeente en wilt een nieuw systeem invoeren om aanvragen sneller te verwerken
- Je hebt een webshop en denkt eraan om een app te laten bouwen
- Je wilt in een bedrijf overstappen naar een nieuw softwarepakket
- Je hebt een idee voor een nieuwe dienst en zoekt een investeerder
- Je wilt een extra medewerker aannemen en moet dit onderbouwen met cijfers
In al deze situaties helpt een business case om duidelijk te maken waarom jouw idee nodig en haalbaar is.
Wat doe je na het maken van een business case
Als je klaar bent met je business case, bespreek je deze met de mensen die mogen beslissen. Soms krijg je meteen een antwoord. Soms willen ze meer informatie of stellen ze vragen. Zorg dat je goed kunt uitleggen wat je bedoelt. Als je toestemming krijgt, kun je starten met het project. Vaak wordt het plan dan omgezet in een projectplan. Daarin werk je alles verder uit, zoals de planning, de teams en de uitvoering.
Waarom steeds meer bedrijven met een business case werken
Veel bedrijven willen goed voorbereid aan iets nieuws beginnen. Ze willen weten waar ze aan toe zijn en willen niet verrast worden door hoge kosten of problemen. Een business case helpt daarbij. Het geeft structuur, overzicht en duidelijkheid. En het helpt om betere keuzes te maken. Dat is belangrijk in een tijd waarin bedrijven slim en zuinig moeten werken. Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om eerst een business case te maken voordat ze beginnen aan een nieuw project of idee.
