Een SWOT analyse maken in Word doe je door een eenvoudige tabel met vier vakken in te voegen, of door een kant-en-klare Word-template te downloaden en in te vullen. Dat is de snelste manier om een overzichtelijke analyse te maken zonder aparte software. Hieronder lees je precies hoe je dat aanpakt.
Zelf een SWOT analyse maken in Word met een tabel
Je hebt geen template nodig om in Word een goede SWOT analyse te maken. Open een leeg document en voeg via het tabblad “Invoegen” een tabel in van twee kolommen en twee rijen. Zo krijg je vier gelijke vakken. Geef elk vak een koptekst: Strengths (sterke punten), Weaknesses (zwakke punten), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen). Werk je liever in het Nederlands, gebruik dan die vier benamingen direct.
Maak de kopteksten vetgedrukt en geef ze een opvallende kleur zodat de vier kwadranten duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn. Vergroot de cellen door de rijen te slepen of via “Tabeleigenschappen” een vaste rijhoogte in te stellen. Zo is er genoeg ruimte om punten in te vullen.
Gebruik binnen elke cel een opsomming met bullets. Dat houdt de analyse leesbaar, ook als je het document later deelt of print. Voeg boven de tabel de naam van het project of bedrijf toe als koptekst, zodat duidelijk is waarover de analyse gaat.
SWOT analyse Word template downloaden
Wil je sneller aan de slag, dan kun je een kant-en-klare Word-template gebruiken. Smartsheet biedt een selectie van gratis, aanpasbare SWOT analyse templates aan die je direct in Microsoft Word kunt downloaden. Deze templates zijn al opgemaakt met de vier kwadranten, kleuren en ruimte voor tekst. Je hoeft alleen jouw eigen punten in te vullen.
Ook via de zoekfunctie in Word zelf vind je soms templates: klik op “Bestand”, daarna “Nieuw” en zoek op “SWOT”. Het aanbod wisselt, maar er zijn regelmatig gratis opties beschikbaar vanuit Microsoft. Let er wel op dat je de juiste taal kiest als je een Nederlandstalige versie zoekt.
Wat je wel en niet invult in de vier vakken
De sterke punten en zwakke punten gaan over interne factoren: wat doet jouw organisatie of jezelf goed, en waar zitten de tekortkomingen? Denk aan middelen, mensen, processen of productkenmerken. Kansen en bedreigingen zijn externe factoren: wat gebeurt er in de markt, bij concurrenten of in de omgeving dat invloed heeft?
Een veelgemaakte fout is dat mensen externe factoren invullen bij de interne vakken, of andersom. Controleer dus per punt of het echt intern of extern is. Houd elk punt ook kort, één zin of zelfs een paar woorden is genoeg. Een SWOT analyse is een overzicht, geen uitgebreide rapportage.
Praktische tips voor een nette opmaak in Word
- Gebruik een consistente lettergrootte in alle vier de vakken, bijvoorbeeld 11 of 12 punts.
- Geef elk kwadrant een eigen achtergrondkleur via “Arcering” in de tabelopties. Een lichte kleur werkt beter bij printen dan een donkere.
- Sla het document op als .docx én als PDF als je het wilt delen. Zo blijft de opmaak behouden op andere computers.
- Voeg een datum toe boven of onder de tabel. Een SWOT analyse is een momentopname; de datum maakt duidelijk wanneer hij gemaakt is.
- Beperk het aantal punten per kwadrant tot vijf à zeven. Meer dan dat maakt de analyse onoverzichtelijk.
Wanneer is Word de beste keuze voor een SWOT analyse?
Word is handig als je een eenvoudige analyse wilt maken die je kunt opnemen in een rapport of presentatie-bijlage. Het programma is breed beschikbaar, iedereen kent het en het is makkelijk te delen. Nadeel is dat samenwerken aan hetzelfde document tegelijk minder soepel werkt dan in bijvoorbeeld Google Docs of online tools die speciaal voor SWOT analyses zijn gemaakt.
Voor een snelle, nette analyse die je zelf invult en verstuurt, is een SWOT analyse in Word prima. Wil je live samenwerken met een team of de analyse automatisch koppelen aan andere data, dan zijn online alternatieven praktischer.
Begin met de eenvoudige tabel van twee bij twee vakken, of download een gratis template als je snel wilt starten. Vul de vier kwadranten beknopt in, let op het onderscheid tussen intern en extern, en sla het document ook op als PDF voor het delen. Zo heb je in korte tijd een duidelijke, professioneel uitziende SWOT analyse in Word klaarstaan.
